Otomasi Kantor 2

Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko.
Bagian-bagian dari Microsoft Access :
a. Table digunakan untuk menyimpan data b. Query digunakan untuk memanipulasi data c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll. d. Report digunakan untuk membuat laporan e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. f. Switchboard digunakan untuk membuat menu
1.2.1 Overview
Baris Judul (Title Bar), berisi nama program aplikasi dan nama file yang sedang aktif. Baris Menu (Menu Bar), berisi barisan perintah berupa menu, seperti File, Edit, View, Insert, Tools, Windows dan Help. Baris Toolbar (Toolbars), berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang sering kita gunakan. Tombol Ukuran (Sizing Button), untuk mengatur ukuran jendela kerja dan menutup program aplikasi Access. Jendela Database, menampilkan file database yang sedang aktif, lengkap dengan seluruh objek database. Task Pane, berupa jendela yang ditampilkan disebelah kanan jendela kerja Access.
1.3 Mengenal dan Membuat Database pada Access 1.3.1 Overview
Database atau biasa disebut basis data adalah kumplan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik atau tujuan khusus tertentu. Sebagai contoh buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di perpustakaan, data koleksi musik & video, data pelanggan, data persediaan barang, data suplier, data mahasiswa, data pegawai dan lain-lain.
Database pada Access dapat terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, page, makro, dan modul yang semuanya berhubungan atau saling terkait.
· Tables, berupa tabel kumpulan data yang merupakan komponen tama sebuah database.
· Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu satu tabel atau lebih. Query dapat juga digunakan untuk meng-update atau menghapus beberapa record data pada satu saat yang sama. Selain itu query dapat digunakan untuk menjalankan perhitungan terhadap sekelompok data. Sebuah query dapat memiliki sumber data sampai dengan 16 tabel, dapat memiliki sampai 255 field yang berbeda.
· Forms, digunakan untuk menampilkan data, mengisi data dan mengubah data yang ada dalam tabel. Ketika Kita membuka form, Access mengambil datadari satu tabel atau lebih dan menampilkannya ke layar monitor menggunakan layout yang Kita buat melalui Form Wizard atau dari layout yang Kita rancang sendiri.
· Reports, digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data. Kita dapat mencetak sebuah laporan (report) yang telah dikelompokkan, dihitung subtotal dan total datanya berdasarkan kriteria tertentu. Kita juga dapat membuat laporan yang berisi grafik atau label data.
· Pages, dipergunakan untuk membuat halaman web (page) berupa data Access Page yang dapat Kita tempatkan di server sistem jaringan Internetatau Internet.
· Macros, untuk mengotomatiskan perintah-perintah yang sering kita gunakan dalam mengolah data.
· Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan Kita. Module ini berisi kode Visual Basic for Applications yang Kita tulis untuk menangani peristiwa (even) dalam Access .

1.4 Membuat Database dengan Fasilitas Template Database Wizard 1.4.1 Overview Access menyediakan fasilitas Template Database Wizard, yang akan membantu dan memandu Kita membuat database baru. Untuk itu ikuti langkah berikut ini :
1. Untuk menyiapkan atau membuat database baru yang masih kosong, pilih dan klik menu File, New (Ctrl + N) atau klik tombol toolbar New. Selain itu Kita juga dapat mengklik Created a new file yang ada di jendela Task Pane – Getting Started. Jendela Task Pane – New File di sebelah kanannya akan ditampilkan.
2. Pada bagian Templates yang ada di jendela Task Pane – New File, pilih dan klik On my computer. Kotak dialog Templates akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog klik tab Database.
4. Pada kotak dialog pilih dan klik icon file database yang menurut Kita paling sesuai, kemudian klik OK atau klik dua kali pada icon file database yang Kita inginkan. Kotak dialog File New Database ditampilkan.
5. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Kita akan menyimpan file database. Catatan : Kita juga dapat menyimpan pada folder tertentu yang terdapat pada folder bar, seperti pada folder My Recent Documents, Desktop, My Documents, My Computer dan My Network Places. Untuk memilih folder yang ada pada folder bar, cukup dilakukan dengan cara mengklik icon foldernya.
6. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Kita inginkan.
7. Klik tombol perintah Create. Tunggu sampai kotak dialog Database Wizard yang pertama di tampilkan
8. Pada kotak dialog Database Wizard akan ditampilkan berbagai keterangan database yang akan dibentuk. Jika Kita sudah selesai membaca klik tombol perintah Next. Dengan langkah ini kotak dialog Database Wizard kedua akan ditampilkan
9. Pada kotak dialog dilakukan pemilihan nama Field yang akan Kita gunakan pada setiap tabel yang akan dibentuk. Kemudian klik tombl perintah Next. Kotak dialog Database wizard yang ketiga akan ditampilkan.
10. Pada kotak dialog pilih dan klik gaya tampilan formulir (form) di layar yang kita inginkan. Kemudian klik tombol perintah NEXT. Kotak dialog Database Wizard yang keempat akan ditampilkan.
11. Kotak Dialog Database Wizard yang Keempat.
12. Pada kotak dialog pilih dan klik gaya tampilan laporan (report) untuk pencetakan ke printer. Kemudian klik tombol perintah NEXT. Kotak dialog Database Wizard yang kelima akan ditampilkan.
13. Pada kotak dialog ketikkan judul database yang Anada inginkan. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Database Wizard penutup akan ditampilkan. Catatan : Apabila perlu diberi tkita atau klik kotak cek Yes, I’d like to include a picture, untuk menempatkan logo atau gambar pada laporan. Kemudian klik tombol perintah Picture untuk melakukan pemilihan logo atau gambar.
14. Pada kotak dialog beri tkita atau klik kotak cek Yes, start the database, jika database yang akan Kita buat ingin langsung diaktifkan di layar. Kemudian klik tombol perintah Finish. Tunggu hingga database yang Kita pilih terbentuk dan form berisi menu utama database diaktifkan.
15. Untuk menggunakan dan mengolah database, lakukan pemilihan pada menu yang telah disediakan. 1.5 Membuat Database Baru (New Database)
1.5.1 Overview 1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access
2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan TERSERAH (untuk membuat aplikasi penjualan Barang PT. TERSERAH)
1.6 Menutup Database yang Sedang Aktif
1.6.1 Overview Untuk menutup database yang sedang aktif, gunakan salah satu cara berikut ini :
- Pilih dan klik menu File, Close (Ctrl + F4), atau
- Klik tombol Close (X) dari jendela database yang sedang aktif, atau
- Klik dua kali icon Control Menu yang berada pojok kiri atas dari jendela database yang sedang aktif. 1.7 Membuka File Database

1.7.1 Overview Untuk membuka sebuah file database tertentu, ikuti langkah berikut ini :
- Klik pada menubar File – Open (Ctrl O), atau - Klik toolbar folder open ( 1 ) pada toolbar, atau
- Klik pada Task Pane sebelah kanan 1Files ….. 2.1 Tabel 2.1.1 Overview Tabel adalah kumpulan data yang berhubungan dengan topik tertentu, misalnya daftar produk atau daftar pelanggan. Menggunakan tabel-tabel yang terpisah untuk tiap topik, artinya Kita menyimpan data hanya sekali untuk tiap data, yang mengakibatkan database Kita lebih efisien dan mengurangi kesalahan pemasukan data. Tabel mengorganisasikan data ke dalam kolom-kolom (field) dan baris-baris (record).
- Field, tempat data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Field pada umumnya disimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel. Sebagai contoh pada gambar. terlihat tabel yang diorganisasikan dalam enam field yaitu No_Fak, Kode_Barang, Nama_Barana, Satuan, Harga dan Jumlah. - Record, merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya disimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel. Sebagai contoh pada seorang pelanggan dengan informasi P-01, PT. SANJAYA UTAMA, Gradiyan Budi Pratama, Jl. Setia Budi 88, Bandung, 40163. 2.2 Jenis Data 2.2.1 Overview sebelum Kita merancang dan membuat tabel baru, sebaiknya Kita mengenal terlebih dahulu berbagai jenis data yang akan ditempatkan pada setiap field.
- Text, dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca. Sebuah field berisi jenis data teks dapat menampung hingga 255 karakter atau sebanyak lebar yang kita tentukan dalam properti FieldSize. - Memo, dapat menerima teks apa saja sebagai catatan atau keterangan dengan panjang maksimal 65535 karakter. - Number, berisi data bilangan yang digunakan untuk perhitungan matematis.
- Date/Time, hanya dapat menerima tanggal/waktu. Berisi nilai data tanggal dan waktu untuk tahun 100 sampai 9999.
- Currency, berisi nilai uang dan data bilangan yang digunakan dalam perhitungan matematis, termasuk data dengan 1 sampai 4 angka di belakang tkita desimal. Tipe data ini memiliki ketelitian sampai 15 digit di sebelah kiri tkita desimal, dan 4 digit di sebelah kanan tkita desimal.
- Auto Number, berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik yang secara otomatis diberikan oleh Access jika record baru ditambahkan ke dalam tabel. Tipe data ini tidak dapat diubah-ubah nilainya oleh user. Properti FieldSize tipe data ini dapat berupa Long Integer atau Replication ID.
- Ye/No, berisi nilai Yes atau No, atau field yang hanya memiliki dua kemungkinan nilai (Yes/No, True/False, atau On/Off) - OLE Object, berisi objek yang dikaitkan (linked) ke atau disisipkan (embedded) ke dalam tabel Access . Objek di sini contohnya antara lain lembar kerja Excel, dokumen Word, gambar, foto, grafik, suara, atau data biner lainnya.
- Hyperlink, dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) agar bisa terkait dengan objek atau data yang disimpan di lokasi tertentu. Menggunakan hyperlink Kita dapat melompat ke sebuah objek dalam database Microsoft PowerPoint, ke halaman Web di Internet atau Intranet.
- Lookup Wizard, memungkinkan Kita memilih nilai dari tabel lain atau dari daftar nilai yang didefinisikan sendiri menggunakan list box atau combo box. 2.3 Merancang dan membuat Tabel Baru dengan Fasilitas Create Table by Using Wizard 2.3.1 Overview Untuk merancang dan membuat tabel baru menggunakan fasilitas Create table by using wizard, ikuti langkah berikut ini :
1. Buka File database yang Kita inginkan, kemudian pada jendela kerja databasem klik yang ada dibawah Objects, atau pilih dan klik menu View, Database Objects, Tables.
2. Pada jendela kerja database dengan pilihan Object Tables, klik dua kali Create table by using wizard. Kotak dialog table wizard yang pertama ditampilkan.
3. Pada kotak dialog dilakukan pemilihan berikut ini : - Beri tkita atau klik tombol pilihan Business untuk menampilkan pilihan contoh tabel yang umum dipakai berbagai bidang usaha atau bsinis. Beri tkita atau klik tombol pilihan Personal untuk menampilkan pilihan contoh tabel yang umum dipakai untuk keperluan pribadi.
- Pada kotak daftar pilihan Sample Tables, pilih dan klik contoh tabel yang Kita butuhkan. - Pada Kotak Samples Fields, pilih dan klik field yang akan Kita gunakan. Kemudian klik tombol > untuk memindahkan field yang Kita inginkan ke kotak Field in my new table.
- Apabila field yang sudah ditempatkan pada kotak Field in my new table nama fieldnya tidak sesuai, Kita dapat mengganti namanya dengan cara mengklik tombol perintah Rename Field. Setelah Kita melakukan pemilihan tabel dan fieldnya, klik tombol perintah Next. Kotak dialog Table Wizard yang kedua akan ditampilkan.
4. Pada kotak isian What do you want to name your table ?, ketikkan nama yang Kita inginkan berikan pada tabel. Kemudian beri tkita atau klik tombol pilihan berikut ini :
- Yes, set a primary key for me, jika Kita ingin Access secara otomatis menentukan dan membuatkan primary key. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Table Wizard yang keempat akan ditampilkan. selanjutnyaikuti langkah ke-5.
- No, I’l l set the primary key, jika Kita ingin memilih dan menentukan sendiri primary key. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Table Wizard yang ketiga akan ditampilkan. Pada tombol daftar pilihan What field will hold data that is unique for each record ?, pilih dan klik nama field yang ingin dijadikan primary key. Kemudian beri tkita atau klik tombol pilihan berikut ini : Ø Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new records, jika data pada field primary key ingin secara otomatis dibuat oleh Access dalam bentuk angka yang berurutan. Ø Numbers I enter when I add new records, jika data pada field primary key ingin diisikan oleh Kita berupa angka yang sifatnya unik atau tidak ada yang sama seperti misalnya NIP Pegawai, Kode Barang, NRP Mahasiswa, Kode Pelanggan, Nomor Anggota dan lain-lain. Ø Number and/or letters I enter when I add new records, jika data pada field primary key ingin diisikan oleh Kita dengan berupa angka maupun teks yang sifatnya unik atau tidak ada yang sama. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Table Wizard yang keempat akan ditampilkan.
5. Pada kotak dialog ini Kita dapat mengatur hubungan antar tabel baru yang sedang Kita buat dengan tabel lain yang sudah ada. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Table Wizard yang terakhir akan ditampilkan.
6. Pada kotak dialog beri tkita atau klik salah satu tombol pilihan berikut ini : - Modify the table design, jika Kita ingin memodifikasi rancangan tabel. - Enter data directly into the table, jika Kita ingin langsung memasukkan data pada tabel. - Enter data into the table using a form the wizard creates for me, jika Kita ingin mengisikan data pada tabel menggunkan formulir (form). Setelah Kita melakukan pemilihan, klik tombol perintah Finish.

2.4 Merancang dan Membuat Tabel Baru dengan Faslitas Create Table in Design View
2.4.1 Overview Untuk merancang dan membuat tabel baru menggunakan fasilitas Create table in Design view, ikuti contoh langkah berikut ini : Langkah membuat Table
1. Pada jendela database klik Table.
2. klik dua kali create table in design view
3. pada jendela table ketikan field-field table Barang beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.
4. Pilih File - Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Barang. Kita simpan dengan nama “ Tbl_Barang ”.
5. Table Barang sudah selesai dibuat, tutup table untuk membuat table-table lainnya.
· Untuk membuat field index klik pada toolbar Kunci atua klik kanan mouse pada field yang akan di index Sebagai latihan, coba buat table karyawan, Header_Penjualan dan Detail penjualan dengan spesifikasi sebagi berikut
. Tabel Karyawan :
Tbl_Karyawan
No Field
Tipe Data
Keterangan 1 *NIK Text(5) Nomor Induk Karyawan
2 Nama_Karyawan Text(30) Nama Karyawan
3 Bagian Text(10) Bagian Kerja Tabel Header Penjualan : Tbl_H_Pjl No Field Tipe Data Keterangan 1 *No_Fak Text(5) Nomor Faktur 2 Tgl_Fak Date Tanggal Faktur 3 NIK Text(10) Nomor Induk Karyawan Tabel Detail Penjualan : Tbl_D_Pjl No Field Tipe Data Keterangan 1 No_Fak Text(5) Nomor Induk Karyawan 2 Kode_Barang Text(4) Nama Karyawan 3 Nama_Barang Text(30) Bagian Kerja
4 Satuan Text(10) Satuan Barang
5 Harga Number Harga Barang
6 Jumlah Number Jumlah Barang Kemudian isi Data pada table-table yang kita telah buat, caranya klik dua kali table yang ingin kita isi, kemudian isi data-datanya (cara isinya sama seperti Excell). Catatan : Berikut beberapa Field Property yang ada dalam Access - Field Size, digunakan untuk menentukan lebar maksimum data yang disimpan dalam suatu field. Field Size ditujukan untuk tipe data Text. Number dan AutoNumber. - Format, digunakan untuk mengatur tampilan angka, tanggal, waktu dan teks yang ditampilkan di layar maupun di printer. Kita dapat menggunakan salah satu format yang sudah didefinisikan atau membuat sendiri menggunakan simbol-simbol format. Property Format berbeda-beda untuk setiap tipe. - Input Mask, digunakan untuk menentukan tampilan pada saat data dimasukkan, juga digunakan untk mengendalikan nilai yang dapat dimasukkan. - Decimal Places, untuk menentukan jumlah angka desimal yang Kita inginkan. - Caption, digunakan untuk menampilkan informasi yang berguna untuk user sebagai judul kolom, form atau laporan. - Default Value, digunakan untuk menentukan nilai yang otomatis diisikan ke dalam suatu field ketika record baru dibuat. Property ini tidak berlaku untuk jenis data AutoNumber dan OLE Object. - Validation Rule, digunakan untuk membatasi atau mengontrol data pada field tertentu. - Validation Text, digunakan untuk menampilkan keterangan atau pesan jika data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan data yang telah diberikan pada field tertentu. - Required, digunakan untuk menentukan apakah sebuah field harus diisi atau tidak harus diisi. Jika isinya Yes, maka pada setiap Kita mengisikan record baru Kita harus mengisikan nilai ke dalam field ini. Jika isinya No, Kita dapat mengosongkannya. - Allow Zero Length, digunakan untuk menentukan apakah “zero-length string” (6699) adalah data yang valid kedalam sebuah field dalam tabel. Jika bernilai Yes, data tersebut dianggap valid, sedangkan jika bernilai No, data dianggap tidak valid. Property ini hanya berlaku untuk tipe data Text, Memo dan Hyperlink. - Indexed, digunakan untuk membuat indeks pada field ini.
3.1 Membuat dan Mengatur Hubungan antar Tabel
3.1.1 Overview Pada saat merancang suatu sistem informasi yang memerlukan database yang besar, Kita mungkin perlu mengaitkan atau membuat hubungan antara suatu tabel dengan tabel lainnya, dengan tujuan agar database yang Kita rancang bisa lebih efisien dan efektif. Hubungan antar tabel bekerja dengan mencocokkan data dalam field kunci, biasanya berupa field yang memiliki nama yang sama pada kedua tabel yang memiliki hubungan. Pada umumnya, field-field yang bersesuaian ini adalah Primary key pada tabel yang satu, yang memberikan identitas unik bagi tiap record dalam tabel dan foregn key pada tabel yang lainnya.

3.1 Membuat dan Mengatur Hubungan antar Tabel
3.1.1 Overview Pada saat merancang suatu sistem informasi yang memerlukan database yang besar, Kita mungkin perlu mengaitkan atau membuat hubungan antara suatu tabel dengan tabel lainnya, dengan tujuan agar database yang Kita rancang bisa lebih efisien dan efektif. Hubungan antar tabel bekerja dengan mencocokkan data dalam field kunci, biasanya berupa field yang memiliki nama yang sama pada kedua tabel yang memiliki hubungan. Pada umumnya, field-field yang bersesuaian ini adalah Primary key pada tabel yang satu, yang memberikan identitas unik bagi tiap record dalam tabel dan foregn key pada tabel yang lainnya.
3.2 Membuat Hubungan Antar Tabel
3.2.1 Overview Sebagai contoh pada database TERSERAH kita telah membuat empat buah tabel, yaitu tabel Data Barang, Data Karyawan, Data Penjualan dan Detail Data Penjualan. Untuk membuat hubungan antar tabel-tabel di atas, ikuti langkah berikut ini :
1. Buka file database yang Kita inginkan, Sebagai contoh buka file database TERSERAH.
2. Pilih dan klik menu Tools, Relationships atau klik tombol toolbar Relationships. Kotak dialog Show Table akan ditampilkan. 3. Pada kotak dialog pilih dan klik nama tabel atau Queries yang ingin Kita hubungkan. Kemudian pilih dan klik tombol perintah Add. Catatan : Untuk memilih beberapa tabel secara sekaligus lakukan pemilihan sambil menekan tombol Ctrl.
4. Untuk menutup kotak dialog show Table, pilih dan klik tombol perintah Close. Dengan langkah jendela kerja Relationships yang berisi tabel/query yang Kita pilih akan Tampil.
5. Untuk membuat hubungan antar tabel, Kita perlu menggeser nama field yang ingin Ada gunakan sebagai kunci penghubung ke posisi nama field pada tabel lain. Sebagai contoh geser nama field “Kode_Barang” yang berada pada tabel Tbl_Barang (Drag) dengan tabel yang ada Kode_barangnnya.. Dengan langkah ini kotak dialog Relationships akan ditampilkan.
6. Pada kotak dialog, jika nama field yang akan dijadikan kunci penghubung sudah sesuai, pilih dan klik tombol perintah Create. Setelah Kita membuat hubungan antar tabel, apakah tabel-tabel yang terkait Kita buka kembali akan terlihat hubungan antar data dari tabel yang Kita buka dengan data dari tabel lain. Catatan : Untuk melihat rincian hubungan antar data, klik tanda hubungan yang ada disebelah kiri setiap record data. Sedangkan untuk menutup kembali rincian hubungan antar data, klik tanda hubungan 4.1 Membuat Query dengan Fasilitas Create Query by Using Wizard
4.1.1 Overview Untuk membuat query baru menggunakan fasilitas Create query by using wizard, ikuti langkah berikut ini :
1. Buka file database yang kita ingingkan, kemudian pada jendela kerja database, klik, yang ada dibawah Objects atau pilih dan klik menu View, Database Objects, Queries.
2. Pada jendela kerja database dengan pilihan object queries, klik dua kali Create query by using wizard. Kotak dialog Simple Query Wizard yang pertama akan di tampilkan.
3. Pada kotak dialog lakukan pemilihan sebagai berikut :
- Pada tombol daftar pilihan Table/Queries, pilih dan klik tabel yang Kita inginkan.
- Pada kotak daftar pilihan Available Fields, pilih dan klik nama field yang ingin Kita ambil. Kemudian klik tombol >, untuk memindahkan pada kotak Selected Fields. Lakukan langkah yang sama untuk memilih field yang lain yang ingin ditampilkan dalam query. Untuk membatalkan pemilihan gunakan tombol <.
- Apabila perlu Kita dapat memilih tabel lain, yang fieldnya ingin tampilkan pada query yang sama. Catatan : Jika Kita memilih lebih dari satu tabel, tabel-tabel yang Kita ingin pilih haruslah sudah mempunyai hubungan satu sama lain (relationships). Klik tombol perintah Next, untuk melanjutkan ke kotak dialog Simple Query Wizard yang kedua.
4. Pada kotak dialog yang kedua ini, Kita diminta untuk memilih bentuk penampilan query, apakah Kita ingin menampilkan seluruh record datanya secara lengkap (Detail) atau cukup rangkumannya saja (Summary). Klik tombol perintah Next, untuk melanjutkan ke kotak dialog Simple Query Wizard yang terakhir. 5. Pada kotak dialog yang terakhir ini, ketikkan nama atau Type Barang yang akan Kita berikan pda query tersebut. kemudian klik atau beri tkita tombol pilihan Open the query to view information, untuk mengakhiri penggunaan Simple Query Wizard, klik tombol perintah Finish.

4.2 Membuat Query dengan Fasilitas Create Query in Design View
4.2.1 Overview Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Dengan Query kita dapat : a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001” b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK. Dapat melakukan operasi perhitungan.
4.2 Membuat Query dengan Fasilitas Create Query in Design View
4.2.2 Langkah-langkah membuat Query
1. Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View. (gambar 1)
2. Pada Jendela Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam Query, mislanya kita pakai table Barang. Klik Tbl_Barang lalu klik Add. Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi klik Close. (gambar 2) Keterangan Field = Nama Field yang ingn ditampilkan Table = Nama Table dari Filed tersebut Sort = Mengurutkan Data hasil query Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan
3. Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record pada Tbl_Barang Pada Field, klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang.* (gambar 3)
4. Untuk melihat hasil Query Pilih menu Query lalu klik Run atau bisa langsung mengklik icon Run pada toolbar. Hasilnya (gambar 4)
5. Untuk menyimpan Query klik icon disket, pada jendela save beri nama query lalu klik OK, Maka Query akan tersimpan dan dapat kita gunakan kapan saja.
6. Untuk menampilkan field-field tertentu saja. Misalnya kita hanya ingin menampilkan Field KoDe_Barang dan Nama_Barang. Caranya pada Field klik tombol panah ke bawah. Pilih Field Kode_Barang, lalu arahkan kursor kesebelahnya lalu klik tombol panah kebawah pilih Nama Barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (jika kotak pada show tercentang maka field akan ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak di tampilkan). (gambar 5) Bisa dijalakan, hasilnya : (gambar 6)
7. Untuk Menampilkan data barang Yang Kode Barangnya = B001. caranya adalah Pilih field-filed yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya diketik B001. (gambar 7) Bisa dijalakan, hasilnya : (gambar 8. Untuk Menampilkan nomor faktur “F0001” siapa yang punya. Caranya adalah pada saat kita memilih table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl lalu klik Add, Pilih Tbl_Karyawan, baru klik Close. Kita harus membuat hubungan antara table Tbl_H_Pjl dangan Tbl_Karyawan caranya adalah klik field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_karywan “akan muncul garis penghubung kedua table” (Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung). Pilih Field-field yang akan ditampilkan, pada field No_Fak pada criterinya diketik “F0001”. Setelah itu Jalankan Query. (gambar 9) Bisa dijalakan, hasilnya : (gambar 10)
9. Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form penjualan. Caranya :
a. Klik Query, lalu klik dua kali Design View pilih tbl_D_Pjl klik Add klik close
b. Pada jendela Query buat Query seperti (gambar 11) Pada kolom terakhir pada field ketikan “ Total Harga = [Harga] * [Jumlah] Jika dijalankan Hasilnya (gambar 12)
c. Simpan Query dengan nama qry_Detail_Penjualan

10. Query itu ada beberapa jenis yaitu :
a. Select Query (yang sedang kita praktekan). Untuk menampilkan data
b. Crosstab Query
c. Make-Table Query (Untuk Menyimpan Data hasil Query kedalam rable Baru)
d. Update Query.(untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field)
e. Append Query (untuk memasukan data hasil query kedalam table)
f. Delete Query (Untuk menghapus data pada table) Untuk Query saya cukupkan sampai disini dulu untuk Query Crosstab, Update dan lainnya kita bahas dikesempatan yang lain.